Perkembangan Teknologi Modern dalam Sebuah Perkantoran

Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa).

                                        

Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.

Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

          Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :

• Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
• Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
• Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
• Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
  
  Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :
• Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
• Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
• Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.
• Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
  
  Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :

1. Menyediakan sumber daya komputer
2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
3. Menyediakan perlengkapan non komputer
4. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6. Membuat jadwal pertemuan reguler
7.  Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :

• Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
• Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
• Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka. training komputer perkantoran
  
  Demikian sedikit pembahasan mengenai perkembangan teknologi modern dalam sebuah perkantoran. semoga dapat bermanfaat.