Perkembangan Manajemen Perkantoran

Dewasa ini kebutuhan informasi semakin berkembang sehingga kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada hal-hal seperti mendesain formulir, membuat prosedur kerja. pencatatan, pengarsipan, dan lain-lain. Kegiatan manajemen perkantoran semakin meluas seperti mengembangkan sistem prosedur yang terpadu, pengolahan data menjadi intbrmasi untuk keputusan-keputusan jangka panjang, dan lain sebagainya.

Perkembangan manajemen perkantoran harus mencakup:

a)   Peningkatan efektivitas dan efisiensi prestasi kegiatan manajemen perkantoran secant

b)   menyeluruh dengan mengusahakan ketersediaan informasi yang berkualitas.

c)   Adanya upaya optimalisasi anggaran biaya yang disediakan

d)   Penyusunan sistem yang berlaku bagi seluruh organisasi.

 Aktivitas Manajemen Kantor

a)  Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa.

b)  Menentukan proses yang akan digunakan.

c)  Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan

d)  Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.

e)  Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi.

f)  Mengukur dan mengevaluasi informasi.

Kantor Modern

Modern yang dimaksud dalam hal ini dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai dengan kebutuhan kantor. Ciri-ciri kantor modern dari segi aktivitasnya antara lain :

a)   Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan.

b)   Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan system.

c)   Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.

d)   Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel

e)   Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis

f)    Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembanganjaman

g)   Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan jaman

h)   Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data
yang terus berkembang

i)     Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya

j)     Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan
di satu tangan

k)   Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure), untuk
memudahkan pelaksanaannya

Selain dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan
prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah :

a)  Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern

b)  Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman dan akurat

c)  Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer

Demikian Sedikit informasi yang dapat saya berikan .semoga dapat bermanfaat ya.....