Pekerjaan sekretaris sangat bervariatif, misalkan seperti mengetik, menyiapkan laporan aau mengorganisir suatu event penting sampai menjadi duta bagia perusahaan tempatnya bekerja. Karena keanekaragaman itu, maka membuat pekerjaan sekretaris menjadi tidak membosankan.
2. Penghasilan Memadai
Umumnya seorang sekretaris memperoleh gaji yang memadai dan juga cukup menarik jika dibandingkan profesi lain.
3. Promosi
Banyak sekali peluang bagi seorang sekretaris untuk menjabat sebagai manajer, semua ini berkatkedekatan tugas dan sekretaris dengan manajer sehingga dia bisa menimba ilmu dan juga pengalaman dari pimpinannya.
4. Pentingnya Peran Sekretaris
Sekretaris turut memberandil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan juga organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapat kepuasan dalam bekerja.
Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
§ Membuka surat.
§ Menerima dikte.
§ Menerima tamu.
§ Menerima telepon.
§ Menyimpan arsip/surat.
§ Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
§ Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
§ Menyusun surat rahasia (confidential).
§ Menyusun acara pertemuan bisnis.
§ Pembelian kado atau cindera mata.
§ Dan lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
§ Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
§ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
§ Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
§ Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
§ Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
§ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
§ Mengurusi Rumah tangga kantor.
§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
§ Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
§ Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
§ Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
§ Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain. training ms. office
Posisi sebagi sekretaris sebagai pembantu pimpinan ternyata
memberikan banyak manfaat untuk sekretaris. Ia dapat banyak belajar dari pimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan berbagai hal lain. Hal ini sangat menguntungkan sekretaris yang mau maju dan berkembang.
Pentingnya Peran Sekretaris Sekretaris turut memberiandil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapat kepuasan dalam bekerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar