mengelola dokumen administrasi kepegawaian

Yang perlu diperhatikan  dalam mengelola dokumen administrasi kepegawaian meliputi:

a.     Jenis dokumen yang disimpan

• Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
•   Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
•   Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
• . SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg  diterbitkan          oleh instansi. Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
•    dll

b.    Prosedur pencatatan dokumen

          Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik             meliputi verifikasi dan validasi.

c.     Prosedur penyimpanan dokumen

• Memberikan Label  pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP
•  Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
• Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
• Membuat laporan

d.      Prosedur pemeliharaan dokumen

•  Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal  retensi takah dan membuat laporan
•  Jika terjadi mutasi di  lingk, BKD Kab/Kota/Prov  tata naskah pegawai ybs dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
• Mengendalikan jumlah  dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman & pengembalian tata naskah
•  Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari takah

e.       Prosedur pelayanan informasi dokumen

•    Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
•     Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
•     Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja. training ilmu perkantoran