Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan.
Berikut ini adalah pengertian administrasi (manajemen) perkantoran menurut beberapa ahli:
# WH EVANS
Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi
# ARTHUR GREGER
Administrasi perkantoran merupakan fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisani
# WILLIAM LEFFINGWELL & EDWIN ROBINSON
Administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.
# GEORGE TERRY
Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan
# Dra. SUPARJATI
Administrasi perkantoran adalah proses kerja sma di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen
# KALLAUS & KEELING
Administrative office is the process of planning, organizing adn controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain teh objective of the organization
Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
B. Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
· Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
· Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
Fungsi administrasi turut memegang andil dalam sukses perusahaan.Oleh karena itu, staf administrasi dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, termasuk merencanakan, mengorganisir serta mengontrol pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat.
C. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;
Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan
baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman
petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;
Pembakuan gaji. kursus komputer
D. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)
Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).
semoga bisa bermanfaat untuk semuanya... :)
BalasHapus